Tutorial "Realizando cálculos básicos Compra-Venta"

En este tutorial de mostraré las acciones pertinentes al realizar compras en una tienda "equis", la intención es que los alumnos conozcan terminología que surje en las transacciones de compra-venta, así que sin más preámbulo iniciamos.

Paso #1. Captura la siguiente información, respeta las ubicaciones de los datos, es decir cuida que los contenidos de las celdas coincidan con las de tu hoja de cálculo:

Paso #2. Llenado de la columna "Importe($)".   Aqui cabe mencionar que el signo de pesos ($), se refiere a que el contenido de esta columna deben ser "pesos", es decir DINERO, la fórmula que deberás de teclear en la celda "F5", debe ser:

               =D5*E5

al terminar de teclearla, oprime la tecla "Intro" (o "Enter", en inglés) y listo.

Te explico, la fórmula representa una multiplicación, se empleo el símbolo (o caracter) ASTERISCO, Excel muy sabiamente lo considera como el producto del contenido de la celda "D5" por el contenido de la celda "E5", en otras palabras se multiplica CANTIDAD por PRECIO UNITARIO, es decir:

CANTIDAD es la cantidad de artículos que compró el cliente, y el PRECIO UNITARIO se refiere al precio de UN SÓLO ARTÍCULO, asi que el resultado de este producto es el IMPORTE, lo que tiene que pagar el cliente (por todos los artículos que compró).

Paso #3 Copiar la fórmula hacia abajo para cubrir a todos los demás clientes.   Al copiar la fórmula hacia abajo los lugares pertinentes para "llenar" la columna "Importe", Excel copia la fórmula realizando cambios a nuestro favor, las referencias de las celdas involucradas las "adecúa" Excel de acuerdo al contexto, a ésto se le conoce como "DIRECCIONAMIENTO RELATIVO", observa detenidamente:

Momento de teclear la fórmula:

Observa con mucho detenimiento, Excel emplea colores a manera de ayuda visual, la celda "D5" color azul y la celda "E5" color rosa, y los nombres de las celdas con su color correspondiente.

Momento de dar "Intro" (o "Enter"):

Momento para copiar la fórmula hacia abajo:

Para copiar la fórmula deberás de colocar el Mouse en la esquina inferior derecha de la celda que contiene la fórmula a copiar, la apariencia del Mouse (Ratón) deberá de cambiar a una CRUZ NEGRA (la que muestra la imagen anterior, la hice más grande para que la notarás, ¿ok?).

A partir de esa "esquina" deberás de hacer clic sostenido y arrastrar el Mouse hacia abajo las veces que se requiera, observa:

Se coloca el puntero del Mouse (CRUZ NEGRA) en la esquina inferior derecha de la última celda donde deseamos copiar la fórmula, y ahi precisamente sueltas el botón del Mouse, y automáticamente se copia la fórmula mostrándose de la siguiente manera:

Aqui podemos aprovechar que están seleccionadas todas las celdas de la columna "Importe" y hacemos clic en el comando "Mostrar fórmulas" en el grupo  "Auditoría de Fórmulas" de la Ficha "Fórmulas" (), para poder observar todas las fórmulas que han sido copiadas:

Como estarás observando, la fórmula inicial apunta hacia las celdas "D5" y "E5", al copiar esta fórmula, Excel por sus pistolas cambia las referencias de las celdas de las fórmulas que ha copiado, por ejemplo, la última fórmula apunta a "D12" y "E12", a este aspecto se le conoce como "DIRECCIONAMIENTO RELATIVO", en este caso el cambio realizado por Excel nos beneficia.  En seguida volvemos a hacer clic al comando "Mostrar fórmulas"(), para regresarnos a la vista normal, debiendo quedar de esta manera:

Paso #4. Llenado de la columna IVA($).   En la mayoría de las transacciones de compra, siempre debemos de pagar un impuesto, en la actualidad el impuesto ya esta incluido en el precio de venta de cualquier artículo, en tiempos no muy lejanos el impuesto se calculaba y se añadía al precio de venta, tal como lo vamos a tratar en este ejemplo, así que teclea la siguiente fórmula en la celda "G5":

              =F5*E2

al teclear se observaría de esta forma:

Se esta multiplicando el "Importe" por el porcentaje de impuesto (16%), ahora copiamos la fórmula hacia abajo, para llenar la columna IVA($), sin embargo puedo decirte que la fórmula esta mal escrita, pero no importa quiero mostrarte el error que se presentaría, al copiar la formula obtendríamos:

Observa, se indica un error: "#¡VALOR!", ahora aplicamos el comando "Mostrar formulas" y veriamos lo siguiente:

Excel cambia como ya lo hemos dicho, las referencias de las celdas, en este caso nos afecta, ya que deseamos multiplicar cada uno de los Importes por el valor del 16%, y observamos por ejemplo la última fórmula: =F2*E9, siendo E9 un valor totalmente diferente al 16%, el direccionamiento relativo no nos beneficia, así que debemos de recurrir al DIRECCIONAMIENTO ABSOLUTO, que va a permitir que Excel NO CAMBIE la referencia de celdas involucradas, para ello debemos de emplear el símbolo $ como prefijo tanto para la columna como para la fila, y de esta manera la referencia quedará intacta, así que añadimos el simbolo "$" a la fórmula empleada, debiendo mostrarse así:

Observa, la referencia del porcentaje del IVA es: $E$2, tanto la columna y la fila tienen de prefijo el símbolo "$", a esto se le conoce como DIRECCIONAMIENTO ABSOLUTO, procedemos a copiar la fórmula, y obtenemos:

Ahora, aplicamos el comando "Mostrar fórmulas" (), y observa:

Todos los importes son multiplicados por el porcentaje del IVA (16%), como debe de ser.

Paso #5. Llenado de la columna Total a pagar ($). Finalmente, en la celda "H5" teclea la fórmula:

                   =F5+G5

la fórmula indica sumar los contenidos de las celdas F5 y G5, es decir al Importe le añadimos el impuesto y se obtiene el Importe a pagar por el cliente por los articulos adquiridos.

Copiando la fórmua obtenemos:

Para darle mejor presentación selecciona el rango: "E5:H12" y aplicamos el comando: "Formato de número de Contabilidad" del grupo "Número" de la Ficha "Inicio", ("$"), quedando así:

Paso #6. Para finalizar graficaremos dos columnas: "Cliente" contra "Total a pagar ($)", asi que deberás de seleccionar ambas columnas, para poder seleccionar la segunda columna deberás de apoyarte con la tecla "Ctrl", deberás de dejarla oprimida para seleccionar la 2a. columna, observa:

La columna "Cliente" esta representada por el rango: B4:B12, y la columna "Total a pagar($)" es el rango: "H4:H12", y enseguida elige el comando: "Insertar gráfico de columnas o de barras" del grupo "Gráficos" de la Ficha "Insertar", debiendo de aparecer otro pequeño menú, del cual elige la 1a. opción: "Columnas agrupadas", creándose el siguiente gráfico:

Podemos mejorar su presentación aplicando el "Estilo 9", del grupo "Estilos de diseño" de la Ficha "Diseño de gráfico", quedando así:

Por fin, hemos terminado, espero les sea de utilidad, hasta el próximo. 

Atte. Prof. Carlos Montiel R. Email: prof_montiel@hotmail.com

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